Du numérique dans mon association

Dans le billet « s’organiser grâce aux environnements numériques », je citais 10 scénarios. Commençons par un premier simple et de bon goût : organiser les échanges au sein d’une association.

Frédéric Soussin dans sa vidéo « dynamiser un réseau de parents d’élèves » détaille 3 temps dans la vie d’une telle association :

  • le temps du présentiel en réunion qui constitue souvent les seuls temps où l’on arrive à travailler ce qui est souvent insuffisant ;
  • le temps des échanges distants synchrones qui trop souvent se réduisent aux échanges par téléphone ;
  • le temps des échanges distants asynchrones qui se compliquent souvent s’il est réduit à des échanges de mails ;

Il distingue également trois cercles de parents :

  • le noyau dur de l’association ;
  • le groupe des participants réguliers, ce qui pour une association de parents correspond aux différents délégués ;
  • l’ensemble des gens parents qui veulent être au courant.

C’est en effet une typologie que l’on retrouve dans les associations, qu’elles soient de parents, sportives ou culturelles. Et les outils du web peuvent effectivement fluidifier les échanges en les facilitant au delà de réunions qui sont souvent longues et dans lesquelles il est difficile de réunir beaucoup de monde.

Mais plutôt que de proposer un ensemble d’outils, il vaut sans doute mieux aborder les choses de manière progressive. En reprenant la même typologie d’outils on peut démarrer passer par les outils asynchrones qui remettent moins en cause les habitudes, tout en rendant des services appréciables :

  • première étape, convaincre le premier cercle. Simple à mettre en œuvre, et tellement pratique, le partage automatique de fichiers à travers d’un dossier Dropbox. On travaille ainsi avec ses outils habituels et les fichiers se trouvent naturellement partagés sur les différents équipements des membres du bureau. Tout le monde a ainsi accès aux documents de base, et il n’y a plus de risque de travailler sur une vieille version récupérée dans un mail poussiéreux. Dernière cerise sur le gâteau, cela facilitera le passage de flambeau entre équipes successives ;
  • deuxième étape pour aller faire ses premiers pas sur le web. Un petit questionnaire pour caler un créneau d’une réunion. Doodle a été le premier outil dans ce genre. Il existe maintenant une alternative libre appelée Framadate. C’est complètement évident à utiliser et ça marche. À utiliser absolument dès qu’on veut se mettre d’accord pour une date, de réunion, de sortie, … Ça marche également pour un sondage, par exemple pour déterminer qui amène quoi à un buffet (entre entrée, salade, plat principal ou dessert) et ainsi éviter de n’avoir que des quiches ou des crêpes ! (bien sûr j’adore les crêpes) ;
  • en passant, on peut également créer un compte de courrier électronique au nom de l’association plutôt que de donner une adresse personnelle, ce n’est pas compliqué, mais être bien agréable à terme ;

Pour diffuser au delà du premier cercle, deux solutions complémentaires s’offrent à nous :

  • créer une liste de diffusion pour les membres du second cercle, c’est à dire les adhérents actifs dans l’association. Si vous avez un hébergeur qui vous propose des mlistes comme l’hébergeur associatif brestois infini. Sinon google groups qui ne fait plus que cela, mais le fait bien. La limite de google groups est que les adhérents doivent accepter l’invitation qui est faite la première fois. D’autres solutions existent, comme emailposte, que je n’ai pas testé, mais qui paraît complète (propose notamment la notion de bulletin d’information) et gratuite.
  • Si l’on veut pouvoir diffuser au delà, l’ouverture d’un blog ou d’un site simple paraît inévitable. Le blog, qu’il soit hébergé par wordpress, par google ou autres, est très simple à prendre en main. (voir un exemple de site de parents sur wordpress ou cette page que vous êtes en train de lire). Mais certains le trouvent trop linéaire. Une autre solution simple est de se construire un site google, sachant que des modèles de sites d’associations de parents existent déjà. D’autres options type affinitiz ou ning permettent de créer son propre réseau social autour de son association ! Notons pour les parents d’élèves l’initiative du mini réseau, qui couvre toutes les écoles de France, qui parait sympathique, pour autant que l’on adhère avec les documentations proposées.
  • Si l’on veut pouvoir interroger les troisième cercle, il faudra pouvoir proposer des questionnaires. Nous avons déjà vu Framadate comme solution simple pour trouver une date ou poser une question par trop compliquée. Sinon, on pourra s’essayer aux formulaires de google, dans la suite google docs qui sont aisés de prise en main pour ceux qui démarrent, et bourrés d’options pour ceux qui veulent aller plus loin. Il existe évidement plein d’alternatives, chacun est libre de faire son choix.  On publiera le questionnaire sur le site précédemment ouvert, et on fera la publicité par tous les moyens permettant de joindre le maximum de personnes ;

Tous ces éléments pourront d’ailleurs être repris par les équipes des années suivantes (surtout si ces services ont été utilisés via l’adresse courriel de l’association)

Si tout a bien marché, l’équipe sera prête à passer à l’étape suivante.

Il me semble que travailler à distance de manière synchrone nécessite une plus grande volonté d’utilisation des outils du web. Cela tombe sous le sens si les gens sont plutôt distants ou si l’on considère qu’il y a un ordinateur (ou une tablette) allumée ou facilement accessible. indispensable dans une grande ville, moins évident dans un village.

Le chat (nos amis canadiens parlent de clavardage), skype ou tout autre système de visioconférence qui permet de retrouver toute l’équipe fera l’affaire, pour une mise au point rapide, ou pour travailler ensemble sur un document. Framapad pour un premier jet, Google Docs pour un document mis en forme, ou un système équivalent permettra de partager ce document en écriture. Ce sera effectivement beaucoup plus efficace que de passer sa soirée au téléphone, ou de s’échanger les modifications par mail.

Et voilà, avancez à votre rythme, testez ces outils un à un, essayez-vous, regardez ce qu’on en dit sur Internet et sans doute vous ne pourrez plus vous en passer.

Beaucoup d’alternatives existent. Elles sont souvent simple à mettre en œuvre. Trois points méritent d’être soulevés :

  • d’abord, pour les outils collaboratifs, il faut que tout le monde se mette sur le même outil pour pouvoir échanger. C’est évident, mais c’est aussi la raison pour laquelle il y a de si nombreuses discussions sur les outils, chacun vantant la solution qu’il a déjà appréciée ;
  • ensuite, on peut se poser la question des données. Est-on d’accord pour que ses données soient hébergées par une société lointaine. Google propose ainsi des outils très conviviaux et complets, mais fait transiter nos données à l’autre bout du monde (avec un impact carbone non négligeable) et se réserve des droits qui peuvent en choquer plus d’un (coupure de compte possible et analyse automatique). Il y a aussi la question de l’image de l’association. Est ce acceptable ou non de porter le nom d’un fournisseur dans son lien web ?
  • ce qui amène à la question du gratuit ou non. Gratuit veut dire hébergé par un fournisseur qui se rémunère autrement (publicité notamment). Il faut savoir également que certains services « gratuits » deviennent parfois payants, ou disparaissent. Les solutions payantes ne sont en général pas très chères, donnent un peu plus d’autonomie, parfois un peu plus de travail si on passe par un hébergeur (sans que cela soit insurmontable). Ce qui va quand même au delà de ce billet.

Au delà de la découverte, il faudra également être flexibles, pour pouvoir suivre l’évolution des technologies et des offres, souvent pour plus de facilité. Au fait , tous ces outils sont dotés de didacticiels, de prises en main rapides, bien faites, claires. Consultez-les. Ce sera plus efficace que de vous faire des copies d’écran statiques qui n’apporteront pas grand chose.

Crédit photo :  Strawberry and chocolate crêpe on the griddle par travelingmcmahans licence CC by-nc

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2 Réponses to “Du numérique dans mon association”

  1. Veille Antic Says:

    […] Du numérique dans mon association […]


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